Algemene voorwaarden

Versie: 31 augustus 2026

1. Identiteit

Deze algemene voorwaarden worden gebruikt door Vitanorm, gevestigd te Leek, handelend onder verantwoordelijkheid van Raymond van de Ven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68761503.

Contact: raymond@vitanorm.nl · 06 40 90 71 38

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Vitanorm, waaronder trainingen, workshops, teamsessies, presentaties, advies, begeleiding en materialen. Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn afgesproken.

Voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Vitanorm deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard. Dwingendrechtelijke rechten van consumenten blijven altijd gelden.

3. Offerte en overeenkomst

Een offerte is vrijblijvend en geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Als geen termijn is vermeld, geldt een geldigheidsduur van dertig dagen. Een overeenkomst ontstaat zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of wanneer Vitanorm met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.

De offerte vermeldt de afgesproken werkzaamheden, locatie, duur, prijs en eventuele bijkomende kosten. Kennelijke fouten of vergissingen binden Vitanorm niet.

4. Uitvoering

Vitanorm voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Een training of traject is een inspanningsverplichting: Vitanorm kan geen specifiek resultaat van deelnemers, teams of organisaties garanderen.

Vitanorm mag de inhoud of volgorde van het programma aanpassen wanneer dit nodig is voor veiligheid, groepsproces, beschikbare tijd of kwaliteit, zolang het afgesproken doel centraal blijft staan.

5. Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever

De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die nodig is voor een goede en veilige uitvoering. De opdrachtgever zorgt voor een passende locatie, noodzakelijke toestemming binnen de organisatie en correcte informatie aan deelnemers.

Bij actieve werkvormen meldt de opdrachtgever vooraf relevante omstandigheden of beperkingen die de veiligheid kunnen beïnvloeden, zonder meer medische gegevens te delen dan noodzakelijk. Deelnemers blijven verantwoordelijk voor het aangeven en bewaken van hun eigen fysieke en persoonlijke grenzen.

6. Wijzigingen en meerwerk

Verzoeken om de opdracht te wijzigen worden in overleg beoordeeld. Gevolgen voor voorbereiding, planning, reistijd, materialen en prijs worden vooraf gemeld voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Werkzaamheden buiten de offerte gelden als meerwerk en mogen aanvullend worden gefactureerd.

7. Tarieven en betaling

Alle prijzen zijn exclusief btw en eventuele vooraf gemelde reis-, locatie- en materiaalkosten, tenzij anders vermeld. Facturen moeten binnen veertien dagen na factuurdatum worden betaald.

Wanneer betaling uitblijft, ontvangt de opdrachtgever eerst een betalingsherinnering. Daarna kan wettelijke rente en redelijke incassokosten in rekening worden gebracht. Vitanorm mag verdere uitvoering opschorten totdat achterstallige bedragen zijn betaald.

8. Annulering door de opdrachtgever

Bij annulering van een geplande opdracht gelden de volgende kosten, berekend over het overeengekomen honorarium:

• meer dan 30 kalenderdagen vooraf: kosteloos;
• 15 tot en met 30 kalenderdagen vooraf: 25%;
• 8 tot en met 14 kalenderdagen vooraf: 50%;
• 7 kalenderdagen of korter vooraf: 100%.

Reeds gemaakte externe kosten, aangeschafte materialen en aantoonbaar uitgevoerd maatwerk kunnen daarnaast worden doorberekend. Wanneer tijdig een passende vervangende datum wordt gevonden, kan Vitanorm besluiten de annuleringskosten geheel of gedeeltelijk te laten vervallen. Dit is geen automatisch recht.

Een wezenlijke vermindering van het aantal deelnemers of de duur kan als gedeeltelijke annulering of wijziging worden behandeld wanneer dit gevolgen heeft voor prijs, voorbereiding of inzet.

9. Verplaatsing, overmacht en annulering door Vitanorm

Als uitvoering niet mogelijk is door ziekte, onveilige omstandigheden, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, uitval van locatie of andere omstandigheden buiten redelijke invloed, overleggen partijen eerst over verplaatsing of een passend alternatief.

Wanneer Vitanorm annuleert en geen vervangende uitvoering mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen voor het niet-uitgevoerde deel terugbetaald. Vitanorm is niet aansprakelijk voor indirecte kosten van de opdrachtgever, zoals locatiehuur, reis- of personeelskosten, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid.

10. Materialen en intellectueel eigendom

Werkvormen, teksten, modellen, presentaties, kaarten, illustraties, handleidingen en overige materialen van Vitanorm of Wortels van Welzijn blijven intellectueel eigendom van de rechthebbende. De opdrachtgever krijgt uitsluitend het gebruiksrecht dat voor de afgesproken opdracht nodig is.

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen materialen niet worden gekopieerd, aangepast, gepubliceerd, verkocht, opgenomen, gedeeld buiten de eigen organisatie of gebruikt om zelf trainingen te verzorgen. Het maken van foto-, video- of geluidsopnamen tijdens een sessie vereist voorafgaande toestemming.

11. Vertrouwelijkheid en privacy

Partijen gaan vertrouwelijk om met informatie waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten begrijpen dat deze vertrouwelijk is. Vitanorm deelt geen persoonlijke bijdragen uit sessies met derden, tenzij dit is afgesproken of noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of ernstige veiligheidskwestie.

Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de privacyverklaring. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag wanneer persoonsgegevens van deelnemers aan Vitanorm worden verstrekt.

12. Aansprakelijkheid

Vitanorm is alleen aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd, of – wanneer dit hoger is – tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering daadwerkelijk uitkeert.

Vitanorm is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste besparingen, omzetverlies of schade door beslissingen die de opdrachtgever of deelnemers zelf nemen naar aanleiding van een sessie. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vitanorm en doen geen afbreuk aan dwingendrechtelijke rechten.

13. Klachten

Klachten worden zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen veertien dagen na de betreffende uitvoering schriftelijk gemeld, met een duidelijke omschrijving. Een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op. Partijen proberen eerst in overleg tot een redelijke oplossing te komen.

14. Beëindiging

Een partij mag de overeenkomst schriftelijk beëindigen wanneer de andere partij, na een redelijke hersteltermijn, wezenlijk tekort blijft schieten. Onmiddellijke beëindiging is mogelijk bij faillissement, surseance van betaling of wanneer voortzetting door ernstige onveiligheid of onrechtmatig handelen niet redelijk kan worden verlangd.

15. Recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur eerst in overleg opgelost. Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter. Voor zakelijke opdrachtgevers is dit, voor zover wettelijk toegestaan, de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.

16. Slotbepaling

Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die het doel daarvan zo dicht mogelijk benadert. De meest recente versie van deze voorwaarden staat op vitanorm.nl.