Privacyverklaring

Versie: 31 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Vitanorm, gevestigd te Leek en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68761503, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contact:
Raymond van de Ven
raymond@vitanorm.nl
06 40 90 71 38

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je het contactformulier gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens ontvangen: naam, organisatie, functie of rol, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp van de aanvraag, groepsgrootte en de informatie die je zelf in het bericht invult.

Daarnaast kan de website technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en gebruiksgegevens, cookievoorkeuren en informatie over bezochte pagina’s.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• een vraag of aanvraag te beantwoorden;
• een kennismaking, offerte of opdracht voor te bereiden;
• een overeengekomen training, workshop of ander traject uit te voeren;
• de administratie en facturering te verzorgen;
• de website veilig en goed werkend te houden;
• met toestemming inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

4. Op welke grondslag?

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, op basis van een gerechtvaardigd belang zoals websitebeveiliging, of op basis van toestemming, bijvoorbeeld voor analytische cookies en externe inhoud.

5. Contactformulier en e-mail

Het contactformulier wordt verwerkt met Fluent Forms. Berichten en bevestigingen worden via de ingestelde e-mail- en SMTP-diensten verzonden. Formulierinzendingen kunnen tijdelijk in WordPress worden opgeslagen om aanvragen te kunnen behandelen en de aflevering te controleren.

Vul via het algemene contactformulier geen medische dossiers, BSN’s of andere onnodige bijzondere persoonsgegevens in.

6. Cookies en statistieken

Vitanorm gebruikt noodzakelijke cookies om de website te laten functioneren. Met toestemming kunnen analytische cookies worden geplaatst, onder andere voor Google Analytics. Externe inhoud wordt pas geladen wanneer daarvoor toestemming is gegeven. Meer informatie staat in het cookiebeleid. Voorkeuren kunnen later opnieuw worden aangepast via de cookie-instellingen.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld met dienstverleners die nodig zijn voor hosting, websitebeheer, formulieren, e-mail, administratie en statistieken, of wanneer dit wettelijk verplicht is. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt.

Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, worden passende waarborgen toegepast voor zover de wet dit vereist.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren wij in beginsel niet langer dan twaalf maanden nadat het contact is afgerond. Gegevens die onderdeel worden van een opdracht of financiële administratie bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering en gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijnen. Cookie- en analysegegevens worden bewaard volgens de instellingen van de betreffende dienst.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig zonder risico. Denk je dat gegevens niet goed beveiligd zijn, neem dan contact op via raymond@vitanorm.nl.

10. Gegevens van kinderen

Deze website en het contactformulier zijn gericht op volwassenen die informatie aanvragen namens zichzelf of een organisatie. Wij vragen kinderen niet om zelfstandig persoonsgegevens via de website te verstrekken. Gegevens over individuele kinderen worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor een concrete opdracht en daarover passende afspraken zijn gemaakt met ouders, verzorgers of de verantwoordelijke organisatie.

11. Jouw rechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of een eerder gegeven toestemming intrekken. Stuur hiervoor een bericht naar raymond@vitanorm.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.